レンタルオフィス選びのポイント
レンタルオフィスを借りる時には、レンタルオフィスの特徴を踏まえた上で検討する必要があります。
おおよそ、レンタルオフィスを借りるメリットとしてはコスト、立地や設備といった物件の状態、サービスが挙げられますが、そのメリットを選ぶポイントとすると選びやすいでしょう。
| コスト |
敷金・礼金・保証金
資金・礼金・保証金に関しては、０円で設定してあるレンタルオフィスもありますが、資金・礼金がなくても保証金は必要であったり、会員制ですと入会金が必要であったりします。
おおよそ敷金・礼金・保証金がかかるとして、相場は賃料の２～３ヶ月分というところです。
入会金は賃料の１ヶ月～２ヶ月程度かかるものから数千円程度まであると考えておくといいでしょう。
これ一般的な賃貸オフィスであれば賃料１０ヶ月分は必要となるので、それだけでもレンタルオフィスのコストの
低さというものがわかってきます。
礼金・に関しては退去時に返還されることはありませんが、敷金・保証金にかんしては明け渡し時に即返金、時間がかかる場合には半年くらいまでに返還されるのが一般的です。
レンタルオフィスの比較検討であれば、これら敷金・礼金・保証金はコスト以外何者でもなく、出来うる限り安く済ませられるようにするべきです。
通常であれば入会金・保証金がかかるところを、期間限定で無料という場合もありますので検討する場合にはそのようなお得なサービスもきちんと情報を仕入れておくべきです。
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賃料
レンタルオフィスは一般的なオフィスよりもスペースは小さく賃料も安く済ませられます。
それでも、やはり住居を借りるのに比べて高い水準ではありますから、コスト削減ということを目指すのであれば安い物件を探すことになります。
レンタルオフィスの賃料には、賃料の中に共益費、固定された光熱費などが含まれることになります。
その実質的な賃料に含まれるなかに、例えばインターネットの利用料金や来客対応、電話対応などのサービスがどれだけ含まれるかも重要です。
レンタルオフィスによっては、基本サービスで出来るところもありますし、サービスを追加するごとにオプション料金が発生してしまうことがありますので、確認しないままに利用して後から料金が請求されると大変なことになります。
| オフィスの条件 |
設備
オフィス自体の状態というのも大きな決め手となります。
オフィスの広さやデザインなど物件としてどうかということです。
たとえば、女性向けに作られたレンタルオフィスであれば、オフィス内のデザインにも凝っており、化粧室を充実し清掃もきちんとされているというようになっています。
また、レンタルオフィスではビジネスにおいて必要不可欠である会議ができるように会議室が併設されているのが常です。しかしながらそこにプロジェクターなどの機器があるか収容人数は何人か、予約がスムーズに出来るかというところで差があります。
迅速にそして円滑に議論が出来るような会議室があるかは、会社の規模や業務内容によって違いがありますが検討項目に入れておくべきでしょう。
同様の理由で、来客時にはオフィスで対応することができませんがら応接室が必要です。
とはいっても、来客が滅多に来ないような業務内容であればそれほど考慮する必要はありませんが。
そして、基本的なことではありますが、ネット環境、オフィス家具・オフィス機器が充実しているかもポイントです。
よい環境からよい仕事が生まれる。
居心地の悪いところでは、落ち着いた仕事は出来ません。
最後に気をつけなければならないのはセキュリティが万全かというところです。
スペースタイプ、貸し机タイプのような部屋を共有する形のレンタルオフィスはもちろん。
個室タイプでもオートロックや警備などのセキュリティが整っていなければ、事業内容や金品などの貴重品が盗られる可能性があります。
レンタルオフィス自身とセキュリティ会社による24時間常時警備されているようなところが理想的です。
もちろん、よい環境を整えているレンタルオフィスであれば、それだけ賃料が高くなるのは当然です。
いかに経費と内容のバランスを取るかが鍵となるでしょう。
立地
レンタルオフィスのはほとんど立地のよい一等地に存在します。
その中で、営業先、通勤、周辺の施設など様々な条件から絞り込んでいきます。
その街によっては、ＩＴ企業、町工場、繊維等々特定の業種が集まり発展しています。
専門性の高い会社であれば、関連する企業の集まるところのほうが利便性が高いといえるでしょう。
とはいうものの、立地がよいと駅前にある物件を契約してから電車の騒音・揺れに気がつくことは避けたいものです。
周辺の環境による影響を心配するならば、きちんとその点も考慮しておきましょう。
また、労働において休憩というものも重要です。
休憩時間に周辺で食事をとれたり、買えたりするコンビニ、レストラン、カフェ等があれば快適な仕事ができるはずです。
| ビジネス関連のサービス |
サービス
レンタルオフィスの特徴というと、様々なサービスを利用できるところです。
そのサービスをには大きく２つあり、「住所系」と「秘書系」があります。
「住所系」はレンタルオフィスを会社の住所として登記できる「法人登記」、郵送物を受け取ることが出来る「私設私書箱」、登記しないまでも名刺や広告でレンタルオフィスを会社住所都市的再出来る「住所貸し」があります。
どれも、顧客との連絡や信用の向上などには欠かせない項目で、個人事業主、SOHOの方で銀行口座を開設する際の住所として登記をしておくことで利用が可能となります。
「業務内容系」サービスは、業務をスムーズにこなすためのサポート的な役割をしてくれるサービスです。
自分の会社名で対応してくれる「電話応対代行」、スケジュール管理や会議の準備、文書作成、翻訳など一般的な秘書業務をやってくれる「秘書代行」
設備と重なりますが会議室・応接室が常備されていることは必要不可欠な条件です。
利用は賃料に含まれることもありますが、時間制で利用金を計算されることが多いでしょう。
他にもドリンクサービスやオフィスの定期清掃があります。
サービスの比較を考える際には、どこまでが基本サービスでどこからが追加料金が発生するオプションサービスかをしっかりと確認しておく必要があります。
また追加費用がかかってもいいから欲しいサービスというものがあれば、それを比較条件に入れておきましょう。
◇実際に契約をする前に
賃貸にかかわらず不動産においては、実際に下見をすることはとても貴重な判断材料となります。
多くのレンタルオフィスでは内覧できるようになっているので、時間があるようでしたら、足を運ぶことをオススメします。
内覧にあたっては、完全予約制という形式を取っている場合もありますので、事前に確認するようにしてください。
内覧時には、オフィスの状態、サービス体制、スタッフの対応を確認しながら見ていきましょう。
もし、不明な点があれば、案内をしてくれているスタッフに尋ねておきましょう。
契約後に何か不都合が出てきたのでは遅いのです。
内覧時に契約をすることはまず無いはずですので、言ったらそこにしなければならないというわけではないので時間をかけてゆっくりみるようにしておきましょう。
ただ、希望するオプションなどを伝えれば見積もりを出してくれるでしょうし、その見積もりを踏まえた相談も出来ます。
他社との比較の意味も踏まえて、見積もりは出してもらうようにしましょう。