レンタルオフィスのサービス
レンタルオフィスには円滑に事業を行えるために、様々なサービスが用意されています。
必要なときに利用できるサービスですが、どのような内容なのかを理解しておくと、より効率的にサービスの利用が出来るはずです。
この記事では、そのサービスの詳しい内容について見ていきます。
《受付・電話代行》
しかしながら、レンタルオフィスでは、業務を行うオフィス分のスペースだけで受付に当たる部分がありません。
そこでレンタルスペースでは、顧客の受付業務を一括で行える受付代行サービスがあります。
受付代行では、来客対応、顧客の名前による電話応対、荷物や郵送物の受け取りなどを行います。
電話で応対してもらう場合には、オフィス、自宅、携帯電話などに転送することが可能です。
《秘書代行》
作業の効率化のためにはスケジュール管理や会議中のお茶だしなどを行ってくれる秘書がいると助かります。
しかし、SOHOやベンチャー企業では秘書を持つ物理的スペースも、人件費もなかなか工面するのが難しい麺があります。
そこで、そういった秘書代行を行ってくれるサービスを提供する会社があります。
この秘書代行では、上述の受付・電話対応と重なる部分もありますが、電話対応からスケジュール管理、お茶だし、文書作成などの作業を行ってくれます。
ただし、会社によってカバーする範囲は異なり、電話対応のように直接関わらない部分での秘書代行から文書作成、日行業務に関わる雑務など普通の秘書と変わらない仕事内容を行ってくれるものまであり、どこまでのことを求めるかによって利用するレンタルオフィスを検討する材料になります。
料金は電話など常時行わなければならない業務をする場合には月額制で、通常の秘書と同じような業務の場合には時間制を取るようです。
通常の秘書と同じような業務の場合には、会社として秘書を雇うよりも必要なときにサービスを利用すればいいのでコスト削減が期待できます。
《コピー》
レンタルオフィスではコピーを利用できるようになっています。
白黒１枚１０円とコンビニと同様程度の料金設定です。
料金の支払いについてはあらかじめプリペイド式のカードを購入しておくか、月ごとにコピーした分だけ賃料に加算されることになります。
《応接室・会議室》
ミーティング、面接、商談などを行うときには、オフィスではなく別の場所が必要となります。
そのために応接室・会議室が利用できるようになっています。
応接室・会議室のデザインはオフィス内よりも上質になる傾向があります。
料金は部屋の大きさ、利用時間により計算されます。
《ドリンクサービス》
コーヒー、紅茶、日本茶などを提供します。
基本的なコーヒー、お茶類に関しては無料、コーヒー、お茶類でも一杯ごとの課金など会社によって対応が異なります。
《清掃》
平日には清掃およびたまったゴミの処分を行います。
空調、カーペットなどの設備類に関する掃除は数ヶ月、１年とある程度のスパンをおいて行います。
《電話回線》
企業としての形をなすためには固定電話を引く必要があります。
しかしながら、レンタルオフィスは基本的に短期間での利用ですから、電話回線を自分で用意することは手間も費用もかかります。
そこでレンタルオフィスが専用の電話回線を用意しておき、利用者が回線利用料を徴収するという形態が多くあります。
中には電話回線が引いていない、受信専用の回線だけ用意してある施設もありますが、その場合には工事費や加入権等必要経費を自費で支払い電話回線を引くことが出来ます
《法人登記》
オフィスを持つことで、その住所を登記に載せることができます。
その登記を自分で行うことも出来ますが、手間も費用も少なくすることが出来るサービスとして登記代行サービスがあります。
代行サービスの場合には手数料を支払う必要がありますが、通常４万円はかかる印紙代を電子定款認証でカットすることが出来ます。
手続きに関しては、レンタルオフィス提携行政書士を無料で紹介してもらえるので探す手間は入りません。
登記に必要な印鑑証明２通（発起人１人につき２通）、定款が必要となりますが、提携行政書士が定款の作成、必要書類の作成等をサポートしてくれます。
《オフィス用品レンタル》
机や椅子などははじめから用意されています。
しかし、実際に仕事をするとなったときには、パソコンなどのオフィス用品が自分では調達できないということも。
そんなときには、レンタルで借りることが出来ます。
数日から数ヶ月、半年と期間ごとに利用料金を支払う形になります。
長期間借りるほど、レンタル料金はお得になりますが、長期間のレンタルを行い続けていると購入費用は高くつく場合も。
借りる場合には、レンタルする期間と購入する費用とのバランスとを考え、どちらがコストパフォーマンス的に優れているかを検討しましょう。
《コンサルティング》
起業間もなく経営の実績がないと、上手な会社運営のノウハウというものを持っていません。
そこでレンタルオフィスでは、インキュベーションの一環として経営・技術コンサルティング、営業支援などを行う会社があります。
主にレンタルオフィス自体が行うと言うよりも税理士、会計士,弁護士などの専門家を紹介したり、営業先を紹介したりしてサポートするということが行われます。
料金は基本的に別料金ですが、中には無料で相談できたりするところもあります。
相談出来る内容を具体的に挙げると次のような部分です。
・会計処理全般
会計ソフト等の使い方・・・
・経理処理、資金に関する実務
会計帳簿、貸借対照表、損益計算書の作成方法・・・
・法務
契約書、定款の変更・・・
・労使
各種保険の手続き、労災等・・・
《福利厚生》
一般の企業では企業独自の福利厚生サービスを持っています。
しかしベンチャー企業などではその体制を整えるまでに至っていません。
そこで福利厚生サービス、例えばレジャーに使える宿泊施設、スポーツ施設、アミューズメント施設等の優待、人間ドックなどの割引に無料健康相談、冠婚葬祭の割引、ビジネススクールの優待などを会員に提供するサービスを提供するレンタルオフィスもあります。
入会金、値会費を支払うことで個人事業主でも加入できるので、円滑なビジネスライフを希望するのであれば、そのようなサービスの利用もオススメです。
《ホームページ作成》
現在、企業の顔として多くの人にもて貰えるのがホームページです。
ＣＧＩなどの知識がない人でも作れるようなホームページ作成ソフトもありますが、企業としての体裁をきちんと盗りたいと考える場合にはその会社に合わせたデザインやコンテンツなどをカスタマイズすることとなります。
そんなときに、変わってホームページ作成を請け負ってくれる代行サービスを提供している会社があります。
ホームページ作成だけでなく、その後の維持管理、情報の更新などを継続的に進めてくれるので、事業だけに専念したいという場合に使えます。
携帯向けサイトにも対応していることが多いので、より多くの顧客を獲得したい、広報活動をしたいという場合には携帯向けサイトも併設しておくといいでしょう。
《プレスリリース》
アピールするべきは一般の人たちだけではありません。
新商品・新サービスなどの開発、新規事業の開始など会社にとって重要な事項があるときにはマスコミへそのことを売り込まなければなりません。
そのために作成されるのがプレスリリースです。
企業にとって都合がよい宣伝文句を並び立ててもプレスリリースとはいえません。
マスコミがその内容を客観的な情報としてニュースに流して貰えるように、的確で効果的な文面が求められます。
しかし、ベンチャー企業などではそのようなプレスリリースを書くノウハウはありません。
そこで専門家による効果的なプレスリリースの原稿作成を行います。
《異業種交流》
レンタルオフィスは様々な業種、職種の企業が集まる場所です。
その特性から同じレンタルオフィス内の企業と交流することで、同じ起業家としてのアドバイスやビジネスの提携などのチャンスを作り出す異業種交流の場を設けることがあります。
間接的にレンタルオフィスのグループウェアにて新規入居者の紹介などをおこなったり、定期的な入所者のパーティーを行ったりとその方法は様々です。
もちろん、ビジネス的なメリットがないと思えば参加する義務はないのですが、よりコネクションを広げたいということを望むのであれば参加を検討してみてください。