レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、その名の通り業務を出来るオフィスのレンタル業務です。
しかしながら、通常の賃貸オフィスもまたある意味レンタルオフィスではないかと思われます。
しかし、そこには契約の形態に大きな違いがあるのです。
この記事では、そのようなレンタルオフィスの特徴などをまとめていきその詳細にせまります。
| レンタルオフィスとは |
さて、レンタルオフィスというものをあらためてみたときに、そこには明確な定義があるわけではありません。
しかしながら、賃貸オフィスとは違う点が確かにあることも事実。
その上で、レンタルオフィスの特徴を挙げていくと次のような点があります。
・敷金礼金が不要。
・契約期間が週ごと、月ごとのように短期間で区切られている。
・SOHOや個人での業務にも借りることが出来る。
・入居審査がそれほど厳しくはない。
・駅前など一等地に位置しているものが多い。
・オプションサービスが充実している。
このほかにもいくつかの特徴はありますが、誰もがレンタルオフィスと言って思い浮かべられるものはこのようなことだと思います。
まず敷金・礼金がいらないことですが、これは通常の賃貸オフィスでは家賃の数ヶ月分を敷金・礼金としてとられます。これは文字通りの大家に対する店子の挨拶と同時に、家賃が支払えるということを証明する保証の意味合いもこもっていました。
しかしながら、企業間もない企業や個人企業などでは、その敷金・礼金を資金調達することが難しいのです。
レンタルオフィスのターゲットはそのようなベンチャー企業、SOHOなどがメインですから、必然的に入居しやすいような仕組みとして敷金・礼金を取らないようになっています。
入居しやすさという意味では、３番目の個人業務でも借りられること、入居審査が易しいということも同じような理由です。
入居できる職種などが制限されることはすきまで活躍する企業には打撃ですし、入居審査で厳しくされてしまうと企業間もない会社では信用がないと言って借りられません。
ただ、審査の場合には厳しくないとは言っても保証人がきちんとついていることは前提となるでしょう。
契約期間は、貸す側にとっては安定した収入のためにも長期間入居してもらうことが望ましいといえます。
しかしながら、初期費用がかからないとはいえ安定した事業のためには賃貸オフィスを借りる方がメリットが多いことは事実です。
ですから、最初にレンタルオフィスを借りて起業し事業が軌道に乗ったら賃貸オフィスを借りるという流れが多くあるので比較的短期間での契約ができるようになっています。
ただ、中には賃貸オフィス同様に１年～２年契約をする会社もあります。
駅前などの一等地に位置していることに関しては、ひとつに利用する会社が会社の登記簿でその一等地の名前を記載できるようにするためです。
登記に際しては、オプションで追加費用を支払う必要が出てくるとは思いますが、ネームバリュー、ステータスそのような意味で一等地に事務所を持つことは起業したての個人事業主などにはメリットとなります。
また、交通、周辺の施設が充実しており、日常の業務においても様々なメリットがあることも理由です。
メリットがあるレンタルオフィスには入居者が集まるのが当然のこと。
一種のレンタルオフィスの経営戦略といえるでしょう。
そして、レンタルオフィスには様々なサービスがオプションで利用できます。
これは、通常の賃貸オフィスであれば自分で出来るだけのスペース、設備が整えられることに対して、レンタルオフィスでは困難であることが理由です。
たとえば受付などでは多くの会社が利用するレンタルオフィスでは１社だけが受付を置くことはできません。
また、コピー機などOA機器がなど必要な機材がないと円滑な業務は難しい部分があります。
そういった部分をフォローできるようにするために、レンタルオフィスでは受付代行サービス、コピーサービス、ドリンクサービスなど様々なオプションサービスを用意しています。
なお、オプションサービスは、利用する際に支払う共益費などかに利用料が含まれている場合と、サービス利用ごとに利用生を支払う場合があります。
１．問い合わせ・内覧
まずはそのレンタルオフィス会社に電話・メール・サイトの問い合わせフォームより空オフィスの問い合わせをします。
質問事項がある場合にはそのことも一緒に尋ねましょう。
直接足を運べる場合には、内覧からという場合もあるので、オフィスのタイプや設備などを見て希望にあったオフィスを探しましょう。
内覧時にに、入会申込書を渡されることもあります。
２．必要書類の提出
メールや問い合わせフォームの場合には多少の時間がかかりますが、オフィスが借りられるということになれば必要書類を提出します。
入居審査はこの書類を下に審査します。
なお、この審査では、犯罪収益移転防止法により本人確認を行わなければなりません。
必要とされる書類は次のようなものです、
【必要書類】
-個人、法人代表者-
免許証：有効期限内で住所氏名が確認できること
住民基本台帳カード：住所氏名が確認できること
健康保険証：有効期限内で住所氏名が確認できること
国民年金手帳：住所氏名が確認できること
印鑑証明書の原本：発行日から３ヶ月以内
-法人-
事業計画書または業務経歴書か会社案内
登記簿謄本の原本：発行日から３ヶ月以内
印鑑証明書の原本：発行日から３ヶ月以内で名称・所在地の記載があること
これらに加えて、会員制であれば入会申込書を提出します。
３．審査
書類をもとに、事業の目的や内容、賃料の支払い能力などを基準に審査していきます。
書類審査だけで終わる会社もあれば、その後面接審査に進むこともあります。
審査では、業務内容や職種、申込時の所在地に関してはほとんどの場合制限されることはないので、起業間もないベンチャー企業などでも審査が通りやすいとされています。
とはいえ、１００％通るわけではありませんし、審査基準はレンタルオフィスごとに異なることをあらかじめ理解しておきましょう。
４．審査結果・契約
審査結果で無事入居できることになったら、次は契約を結ぶことになります。
送られてくるに署名捺印をして、契約金の入金、もしくは持参をを指定日までに行います。
５．受け渡し
入金の確認が出来ましたら、個室・ブースの鍵が渡されます。
鍵を受け取ると、もうその日からの利用が可能です。
設備に関しては受け渡しと一緒になされるはずです。
なおこの一連の流れですが、会社によって多少異なることがあります。
☆メリット
・イニシャルコスト
敷金・礼金、机、椅子などの初期費用を抑えられる。
賃貸と比べると約半分程度でオフィスがもてます。
・迅速な入居が可能
レンタルオフィスでは、すでにオフィスとして必要なものは整っています。
したがって、契約が済めば当日からでも業務を始めることが可能です。
通常のオフィスが使えない場合、例えば出張先や外出先でもそこにあるレンタルオフィスにて速やかに利用が出来るわけです。
また、入居に関する審査においても比較的易しく１～２日程度で終えられるのも迅速な利用を推し進める形になります。
・少人数での利用
通常オフィスというとある程度の大きさがあり、少人数での利用の際には無駄なスペースが出てしまいます。
そこでレンタルオフィスであれば、少人数にあった大きさの個室・ブースを提供しているので個人、少人数で一等地のオフィスを持つことが可能です。
・立地
レンタルオフィスはビジネス街、主要駅周辺など立地的に位置していることが多いです。
一等地におけるビジネス活動というのは、アクセス、営業などの面で有利な上に、登記簿に載せることが出来ることで社会的な信用・ステータスを得ることが出来ます。
それがひいては働く人間の心理的な安定感にもつながります。
・ビジネス関連のサービス
まずはネット環境やOA機器と言った業務を行う野に必要な環境が整っています。
そして、秘書業務、受付対応、電話応対の他、文書作成・翻訳などの作業の補佐、外注先の紹介などビジネス関連のサービスが充実。
そのために新たな人員を雇う必要はないので、コスト削減の面でもお得です。
☆デメリット
・ランニングコスト
レンタルオフィスに比べて、月々に支払う賃料としては一般の賃貸オフィスよりも坪単価で割高になります。
都内や大阪などの大都市部においては２～３倍にもなる場合があります。
もっとも、これらのランニングコストには一等地にある小規模オフィスであること、会議室の利用料や受付代行などの各種サービス、光熱費、通信費などが含まれている部分があり単純な比較は難しいかもしれません。
・多人数での利用
少人数であればちょうどよいスペースですが、逆に多人数であれば複数のスペースを契約しなければならなかったり、狭い部屋での業務となってしまいます。
特にシェアタイプであれば、他の会社との共用が基本にあるので、社員の新規採用など自由な会社運営がしずらいという点があげられます。
・よすぎる立地
立地はよい点だけかというと、例えば営業活動をしないようなクリエイティブ系の仕事であればあまり関係ないです。したがって、よすぎる立地にあるレンタルオフィスであれば通常のオフィスより割高傾向にある賃料が負担となることも。
・割高なサービス
オプションサービスに関しては確かにあれば便利で、コストの削減につながる部分もありますが、ひとつひとつのサービス、たとえばコピーやFAX転送代行などは割高な料金設定をしていることがあります。
☆レンタルオフィスの注意点
・住所
レンタルオフィスは法人として登記できるようになっているところが多く、したがって銀行口座の開設もその住所で出来るようになっています。
しかしながら、住民票の登記、個人としての銀行口座、クレジットカードの申込における連絡先としては使えません。
・領収書
レンタルオフィスを借りるということは、企業にとって立派な経費となります。
これが、企業の支店として借りる場合には料金を所属している会社が支払うことになりますが、ＳＯＨＯ，個人事業主などの場合には、自分が支払うことになると思います。
そのときに、きちんと領収書を発行してもらわなければなりません。
領収書は、基本発行していないところもあり、発行を依頼しなければならない場合もあることをきちんと注意しておきましょう。
また、その発行に事務手数料がかかる場合もあります。
・社会保険
働く人が安心して過ごせるための社会保険。
ところがバーチャルオフィスに関しては実際のオフィスがなく、賃貸契約書が発行できないので社会保険の加入は原則できないようになっています。
とはいえ、原則であり、登記場所と社会保険加入事業所が同一であれば賃貸契約書は必要なく、すなわち加入が出来るのです。
実際に、バーチャルオフィスでの社会保険加入を検討している場合には、社会保険労務士に相談することをオススメします。
・入居審査
比較的入居しやすいとされるレンタルオフィスですが、公序良俗に反する会社、反社会的な会社などは審査に通りません。
すなわち風俗や訪問販売などはどうあっても業種的に審査が通らないといえるでしょう。