この記事ではレンタルオフィスのタイプについてどのようなものがあるのか。
どのようなサービスがついているものなのかといったことを見ていきます。
《専有スペース》
これは、通常の賃貸オフィスをコンパクトにしたようなタイプです。
１人用からの利用が出来、机、椅子、書類棚、サイドデスクなど最低限のオフィス家具が用意されています。
そして、専有スペースでも完全な個室タイプと、ドアが無くパーテーションにて区切られた専用ブースタイプがあります。
専有スペースタイプの場合には、個室、ブースを契約期間は他の誰かが利用することが出来ません。したがって、日をまたいだ作業などをするときにもそのままにしておくことが出来ますし、同じオフィス家具を利用することが出来るので安定した業務が可能です。
レンタルオフィスによっては２４時間の利用も出来ます。
起業間もない会社、少人数で運営している会社などに向いています。
あと、オフィスの引越しの場合に、新しいオフィスに移るのにタイムラグがある場合に一時的にレンタルオフィスを借りるというケースも中にはあります。
業務が出来る十分な環境がそろっているからこそ出来ることだといえるでしょう。
《シェアオフィス》
シェオフィスタイプは専有スペースと違い机、席は固定していません。
つまり、空いている個室、ブースを利用を利用することになります。
感覚としてはネットカフェや予備校で見られる自習室などに近いかもしれません。
このタイプの場合には時間制で必要なときだけ利用できますので、より効率的な利用、経費削減が出来ます。
こちらは利用方法、コスト面から考えると、１人で会社を回している場合に向いています。
ただ、一定したオフィスではないこと、他人が自由に出入りしやすいことからセキュリティ面に注意する必要があります。
金品などの貴重品だけでなく、顧客情報や会社の事業内容など重要なデータが盗られるかもしれません。
もしものことが起こっても、契約の時点でそれらの貴重品、情報の管理を個人の責任と明確に記しているところも多いので、補償をしてもらうこともできないでしょう。
できるだけセキュリティ面で安心して利用したい場合には、専用のロッカーに荷物を預けられるところや、会員だけが利用できるように館内オートロックとなっているところを探しましょう。
《時間貸し》
時間貸しとは、週単位、月単位のレンタルオフィスと違い時間単位（大抵１５分単位で計算）で借りられるレンタルオフィスです。
その代表的なのはコクヨが行っている時間貸しレンタルオフィス「デスカット」で、主な利用目的としては外出先、出張先で業務を行いたい、自習するスペースを確保したいといったことになります。
パソコンでの作業ならばホテルやカフェなどでも出来ますが、きちんとした作業環境として安心しできない一面があります。
しかし、時間貸しとはいえレンタルオフィスならば通常の業務と変わらなずきちんとオフィスの設備も整っている環境での作業に従事できます。
もし、複数人での議論が必要ならば会議室も利用できることもメリットです。
《バーチャルオフィス》
バーチャルオフィスは、これまで挙げてきたレンタルオフィスのタイプと明確に違う点があります。
それは作業スペースを借りないと言うことです。
では、どういうサービスを提供するのかというと、郵送物を受け取る為の住所（私書箱）貸し、郵便・宅配物・FAXの転送サービス、電話応対を行います。
これは自宅で仕事で出来るけど取引・営業のためのオフィス（住所）が欲しい。
新たな営業エリア拡大に伴ってリスク軽減のために支店としてバーチャルオフィスがほしい。
といったことのために、利用されることになります。
もちろん、オフィスとして契約していますから、法人登記にも使えます。
実際にオフィスを借りるよりも格段安く利用でき、SOHO、個人事業主、一等地のオフィスというステータスを求める人などに向いています。
◇グレード
レンタルオフィスのタイプはそのサービス内容だけでなく物件のグレードでも分けることが可能です。
①一般型
通常レンタルオフィスの主流となっているのはこのタイプです。
1人からの少人数が過ごせるほどの小さなスペースが確保されているのですが、機能としてはインテリア、インフラともに十分業務ができる環境が整っています。
個室タイプとパーテーションで仕切られたスペースタイプがありますが、個室タイプの場合には消防法により壁は天井までないことがあるので、完全な個室とは言い難い部分があります。
このタイプの場合は基本料金に秘書代行、電話応対などのオプションサービスを加算して料金が請求されていくので、切り詰めれば基本料金だけで、事業を行うことが可能となります。
そのことから、比較的資金に余裕がない起業間もない会社や個人企業などに使われることが多くなっています。
②ハイグレード型
レンタルオフィスと言いつつも、その内容としては通常の賃貸オフィス以上のサービス及びコストとなります。
広く高級な個室に備え付けられている調度品等に関しても、一般型よりもグレードが高いものが使われています。
オプションサービスに関しても、秘書がバイリンガルであったり、新聞などの無料購読、光熱費ネット接続日無料、厳重なセキュリティとかなりのものが利用できます。
一般型であれば、オプションサービスは料金をとるためのものでしたが、ハイグレード型は賃料が高いのでサービス自体が基本的な部分に組み込まれている上に、さらに高級なものとなっています。
このタイプはＳＯＨＯなどでは借りることが難しく、外資系の日本支店、金融・不動産などの業種的に資金がある会社が利用するようです。
③貸机型
貸机型というのは、一つの部屋を複数の会社がパーテーションで区切り机だけが貸して貰えるというタイプのオフィスです。
これは、一般型のスペースタイプに類似していますが、環境としてはスペースタイプよりも落ちます。
昔には、雑居ビルで怪しい業者が商っていたようですが近年ではそのような傾向はなくなっているようです。
比較的清潔なスペースでの事業が行えるので、1～2人程度でコストを最小限にしたいという場合に使用するといいでしょう。
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おおよそ、レンタルオフィスを借りるメリットとしてはコスト、立地や設備といった物件の状態、サービスが挙げられますが、そのメリットを選ぶポイントとすると選びやすいでしょう。
| コスト |
敷金・礼金・保証金
資金・礼金・保証金に関しては、０円で設定してあるレンタルオフィスもありますが、資金・礼金がなくても保証金は必要であったり、会員制ですと入会金が必要であったりします。
おおよそ敷金・礼金・保証金がかかるとして、相場は賃料の２～３ヶ月分というところです。
入会金は賃料の１ヶ月～２ヶ月程度かかるものから数千円程度まであると考えておくといいでしょう。
これ一般的な賃貸オフィスであれば賃料１０ヶ月分は必要となるので、それだけでもレンタルオフィスのコストの
低さというものがわかってきます。
礼金・に関しては退去時に返還されることはありませんが、敷金・保証金にかんしては明け渡し時に即返金、時間がかかる場合には半年くらいまでに返還されるのが一般的です。
レンタルオフィスの比較検討であれば、これら敷金・礼金・保証金はコスト以外何者でもなく、出来うる限り安く済ませられるようにするべきです。
通常であれば入会金・保証金がかかるところを、期間限定で無料という場合もありますので検討する場合にはそのようなお得なサービスもきちんと情報を仕入れておくべきです。
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賃料
レンタルオフィスは一般的なオフィスよりもスペースは小さく賃料も安く済ませられます。
それでも、やはり住居を借りるのに比べて高い水準ではありますから、コスト削減ということを目指すのであれば安い物件を探すことになります。
レンタルオフィスの賃料には、賃料の中に共益費、固定された光熱費などが含まれることになります。
その実質的な賃料に含まれるなかに、例えばインターネットの利用料金や来客対応、電話対応などのサービスがどれだけ含まれるかも重要です。
レンタルオフィスによっては、基本サービスで出来るところもありますし、サービスを追加するごとにオプション料金が発生してしまうことがありますので、確認しないままに利用して後から料金が請求されると大変なことになります。
| オフィスの条件 |
設備
オフィス自体の状態というのも大きな決め手となります。
オフィスの広さやデザインなど物件としてどうかということです。
たとえば、女性向けに作られたレンタルオフィスであれば、オフィス内のデザインにも凝っており、化粧室を充実し清掃もきちんとされているというようになっています。
また、レンタルオフィスではビジネスにおいて必要不可欠である会議ができるように会議室が併設されているのが常です。しかしながらそこにプロジェクターなどの機器があるか収容人数は何人か、予約がスムーズに出来るかというところで差があります。
迅速にそして円滑に議論が出来るような会議室があるかは、会社の規模や業務内容によって違いがありますが検討項目に入れておくべきでしょう。
同様の理由で、来客時にはオフィスで対応することができませんがら応接室が必要です。
とはいっても、来客が滅多に来ないような業務内容であればそれほど考慮する必要はありませんが。
そして、基本的なことではありますが、ネット環境、オフィス家具・オフィス機器が充実しているかもポイントです。
よい環境からよい仕事が生まれる。
居心地の悪いところでは、落ち着いた仕事は出来ません。
最後に気をつけなければならないのはセキュリティが万全かというところです。
スペースタイプ、貸し机タイプのような部屋を共有する形のレンタルオフィスはもちろん。
個室タイプでもオートロックや警備などのセキュリティが整っていなければ、事業内容や金品などの貴重品が盗られる可能性があります。
レンタルオフィス自身とセキュリティ会社による24時間常時警備されているようなところが理想的です。
もちろん、よい環境を整えているレンタルオフィスであれば、それだけ賃料が高くなるのは当然です。
いかに経費と内容のバランスを取るかが鍵となるでしょう。
立地
レンタルオフィスのはほとんど立地のよい一等地に存在します。
その中で、営業先、通勤、周辺の施設など様々な条件から絞り込んでいきます。
その街によっては、ＩＴ企業、町工場、繊維等々特定の業種が集まり発展しています。
専門性の高い会社であれば、関連する企業の集まるところのほうが利便性が高いといえるでしょう。
とはいうものの、立地がよいと駅前にある物件を契約してから電車の騒音・揺れに気がつくことは避けたいものです。
周辺の環境による影響を心配するならば、きちんとその点も考慮しておきましょう。
また、労働において休憩というものも重要です。
休憩時間に周辺で食事をとれたり、買えたりするコンビニ、レストラン、カフェ等があれば快適な仕事ができるはずです。
| ビジネス関連のサービス |
サービス
レンタルオフィスの特徴というと、様々なサービスを利用できるところです。
そのサービスをには大きく２つあり、「住所系」と「秘書系」があります。
「住所系」はレンタルオフィスを会社の住所として登記できる「法人登記」、郵送物を受け取ることが出来る「私設私書箱」、登記しないまでも名刺や広告でレンタルオフィスを会社住所都市的再出来る「住所貸し」があります。
どれも、顧客との連絡や信用の向上などには欠かせない項目で、個人事業主、SOHOの方で銀行口座を開設する際の住所として登記をしておくことで利用が可能となります。
「業務内容系」サービスは、業務をスムーズにこなすためのサポート的な役割をしてくれるサービスです。
自分の会社名で対応してくれる「電話応対代行」、スケジュール管理や会議の準備、文書作成、翻訳など一般的な秘書業務をやってくれる「秘書代行」
設備と重なりますが会議室・応接室が常備されていることは必要不可欠な条件です。
利用は賃料に含まれることもありますが、時間制で利用金を計算されることが多いでしょう。
他にもドリンクサービスやオフィスの定期清掃があります。
サービスの比較を考える際には、どこまでが基本サービスでどこからが追加料金が発生するオプションサービスかをしっかりと確認しておく必要があります。
また追加費用がかかってもいいから欲しいサービスというものがあれば、それを比較条件に入れておきましょう。
◇実際に契約をする前に
賃貸にかかわらず不動産においては、実際に下見をすることはとても貴重な判断材料となります。
多くのレンタルオフィスでは内覧できるようになっているので、時間があるようでしたら、足を運ぶことをオススメします。
内覧にあたっては、完全予約制という形式を取っている場合もありますので、事前に確認するようにしてください。
内覧時には、オフィスの状態、サービス体制、スタッフの対応を確認しながら見ていきましょう。
もし、不明な点があれば、案内をしてくれているスタッフに尋ねておきましょう。
契約後に何か不都合が出てきたのでは遅いのです。
内覧時に契約をすることはまず無いはずですので、言ったらそこにしなければならないというわけではないので時間をかけてゆっくりみるようにしておきましょう。
ただ、希望するオプションなどを伝えれば見積もりを出してくれるでしょうし、その見積もりを踏まえた相談も出来ます。
他社との比較の意味も踏まえて、見積もりは出してもらうようにしましょう。
この記事では、そのサービスの詳しい内容について見ていきます。
《受付・電話代行》
そこでレンタルスペースでは、顧客の受付業務を一括で行える受付代行サービスがあります。
受付代行では、来客対応、顧客の名前による電話応対、荷物や郵送物の受け取りなどを行います。
電話で応対してもらう場合には、オフィス、自宅、携帯電話などに転送することが可能です。
《秘書代行》
作業の効率化のためにはスケジュール管理や会議中のお茶だしなどを行ってくれる秘書がいると助かります。
しかし、SOHOやベンチャー企業では秘書を持つ物理的スペースも、人件費もなかなか工面するのが難しい麺があります。
そこで、そういった秘書代行を行ってくれるサービスを提供する会社があります。
この秘書代行では、上述の受付・電話対応と重なる部分もありますが、電話対応からスケジュール管理、お茶だし、文書作成などの作業を行ってくれます。
ただし、会社によってカバーする範囲は異なり、電話対応のように直接関わらない部分での秘書代行から文書作成、日行業務に関わる雑務など普通の秘書と変わらない仕事内容を行ってくれるものまであり、どこまでのことを求めるかによって利用するレンタルオフィスを検討する材料になります。
料金は電話など常時行わなければならない業務をする場合には月額制で、通常の秘書と同じような業務の場合には時間制を取るようです。
通常の秘書と同じような業務の場合には、会社として秘書を雇うよりも必要なときにサービスを利用すればいいのでコスト削減が期待できます。
《コピー》
レンタルオフィスではコピーを利用できるようになっています。
白黒１枚１０円とコンビニと同様程度の料金設定です。
料金の支払いについてはあらかじめプリペイド式のカードを購入しておくか、月ごとにコピーした分だけ賃料に加算されることになります。
《応接室・会議室》
ミーティング、面接、商談などを行うときには、オフィスではなく別の場所が必要となります。
そのために応接室・会議室が利用できるようになっています。
応接室・会議室のデザインはオフィス内よりも上質になる傾向があります。
料金は部屋の大きさ、利用時間により計算されます。
《ドリンクサービス》
コーヒー、紅茶、日本茶などを提供します。
基本的なコーヒー、お茶類に関しては無料、コーヒー、お茶類でも一杯ごとの課金など会社によって対応が異なります。
《清掃》
平日には清掃およびたまったゴミの処分を行います。
空調、カーペットなどの設備類に関する掃除は数ヶ月、１年とある程度のスパンをおいて行います。
《電話回線》
企業としての形をなすためには固定電話を引く必要があります。
しかしながら、レンタルオフィスは基本的に短期間での利用ですから、電話回線を自分で用意することは手間も費用もかかります。
そこでレンタルオフィスが専用の電話回線を用意しておき、利用者が回線利用料を徴収するという形態が多くあります。
中には電話回線が引いていない、受信専用の回線だけ用意してある施設もありますが、その場合には工事費や加入権等必要経費を自費で支払い電話回線を引くことが出来ます
《法人登記》
オフィスを持つことで、その住所を登記に載せることができます。
その登記を自分で行うことも出来ますが、手間も費用も少なくすることが出来るサービスとして登記代行サービスがあります。
代行サービスの場合には手数料を支払う必要がありますが、通常４万円はかかる印紙代を電子定款認証でカットすることが出来ます。
手続きに関しては、レンタルオフィス提携行政書士を無料で紹介してもらえるので探す手間は入りません。
登記に必要な印鑑証明２通（発起人１人につき２通）、定款が必要となりますが、提携行政書士が定款の作成、必要書類の作成等をサポートしてくれます。
《オフィス用品レンタル》
机や椅子などははじめから用意されています。
しかし、実際に仕事をするとなったときには、パソコンなどのオフィス用品が自分では調達できないということも。
そんなときには、レンタルで借りることが出来ます。
数日から数ヶ月、半年と期間ごとに利用料金を支払う形になります。
長期間借りるほど、レンタル料金はお得になりますが、長期間のレンタルを行い続けていると購入費用は高くつく場合も。
借りる場合には、レンタルする期間と購入する費用とのバランスとを考え、どちらがコストパフォーマンス的に優れているかを検討しましょう。
《コンサルティング》
起業間もなく経営の実績がないと、上手な会社運営のノウハウというものを持っていません。
そこでレンタルオフィスでは、インキュベーションの一環として経営・技術コンサルティング、営業支援などを行う会社があります。
主にレンタルオフィス自体が行うと言うよりも税理士、会計士,弁護士などの専門家を紹介したり、営業先を紹介したりしてサポートするということが行われます。
料金は基本的に別料金ですが、中には無料で相談できたりするところもあります。
相談出来る内容を具体的に挙げると次のような部分です。
・会計処理全般
会計ソフト等の使い方・・・
・経理処理、資金に関する実務
会計帳簿、貸借対照表、損益計算書の作成方法・・・
・法務
契約書、定款の変更・・・
・労使
各種保険の手続き、労災等・・・
《福利厚生》
一般の企業では企業独自の福利厚生サービスを持っています。
しかしベンチャー企業などではその体制を整えるまでに至っていません。
そこで福利厚生サービス、例えばレジャーに使える宿泊施設、スポーツ施設、アミューズメント施設等の優待、人間ドックなどの割引に無料健康相談、冠婚葬祭の割引、ビジネススクールの優待などを会員に提供するサービスを提供するレンタルオフィスもあります。
入会金、値会費を支払うことで個人事業主でも加入できるので、円滑なビジネスライフを希望するのであれば、そのようなサービスの利用もオススメです。
《ホームページ作成》
現在、企業の顔として多くの人にもて貰えるのがホームページです。
ＣＧＩなどの知識がない人でも作れるようなホームページ作成ソフトもありますが、企業としての体裁をきちんと盗りたいと考える場合にはその会社に合わせたデザインやコンテンツなどをカスタマイズすることとなります。
そんなときに、変わってホームページ作成を請け負ってくれる代行サービスを提供している会社があります。
ホームページ作成だけでなく、その後の維持管理、情報の更新などを継続的に進めてくれるので、事業だけに専念したいという場合に使えます。
携帯向けサイトにも対応していることが多いので、より多くの顧客を獲得したい、広報活動をしたいという場合には携帯向けサイトも併設しておくといいでしょう。
《プレスリリース》
アピールするべきは一般の人たちだけではありません。
新商品・新サービスなどの開発、新規事業の開始など会社にとって重要な事項があるときにはマスコミへそのことを売り込まなければなりません。
そのために作成されるのがプレスリリースです。
企業にとって都合がよい宣伝文句を並び立ててもプレスリリースとはいえません。
マスコミがその内容を客観的な情報としてニュースに流して貰えるように、的確で効果的な文面が求められます。
しかし、ベンチャー企業などではそのようなプレスリリースを書くノウハウはありません。
そこで専門家による効果的なプレスリリースの原稿作成を行います。
《異業種交流》
レンタルオフィスは様々な業種、職種の企業が集まる場所です。
その特性から同じレンタルオフィス内の企業と交流することで、同じ起業家としてのアドバイスやビジネスの提携などのチャンスを作り出す異業種交流の場を設けることがあります。
間接的にレンタルオフィスのグループウェアにて新規入居者の紹介などをおこなったり、定期的な入所者のパーティーを行ったりとその方法は様々です。
もちろん、ビジネス的なメリットがないと思えば参加する義務はないのですが、よりコネクションを広げたいということを望むのであれば参加を検討してみてください。
]]>しかしながら、通常の賃貸オフィスもまたある意味レンタルオフィスではないかと思われます。
しかし、そこには契約の形態に大きな違いがあるのです。
この記事では、そのようなレンタルオフィスの特徴などをまとめていきその詳細にせまります。
| レンタルオフィスとは |
さて、レンタルオフィスというものをあらためてみたときに、そこには明確な定義があるわけではありません。
しかしながら、賃貸オフィスとは違う点が確かにあることも事実。
その上で、レンタルオフィスの特徴を挙げていくと次のような点があります。
・敷金礼金が不要。
・契約期間が週ごと、月ごとのように短期間で区切られている。
・SOHOや個人での業務にも借りることが出来る。
・入居審査がそれほど厳しくはない。
・駅前など一等地に位置しているものが多い。
・オプションサービスが充実している。
このほかにもいくつかの特徴はありますが、誰もがレンタルオフィスと言って思い浮かべられるものはこのようなことだと思います。
まず敷金・礼金がいらないことですが、これは通常の賃貸オフィスでは家賃の数ヶ月分を敷金・礼金としてとられます。これは文字通りの大家に対する店子の挨拶と同時に、家賃が支払えるということを証明する保証の意味合いもこもっていました。
しかしながら、企業間もない企業や個人企業などでは、その敷金・礼金を資金調達することが難しいのです。
レンタルオフィスのターゲットはそのようなベンチャー企業、SOHOなどがメインですから、必然的に入居しやすいような仕組みとして敷金・礼金を取らないようになっています。
入居しやすさという意味では、３番目の個人業務でも借りられること、入居審査が易しいということも同じような理由です。
入居できる職種などが制限されることはすきまで活躍する企業には打撃ですし、入居審査で厳しくされてしまうと企業間もない会社では信用がないと言って借りられません。
ただ、審査の場合には厳しくないとは言っても保証人がきちんとついていることは前提となるでしょう。
契約期間は、貸す側にとっては安定した収入のためにも長期間入居してもらうことが望ましいといえます。
しかしながら、初期費用がかからないとはいえ安定した事業のためには賃貸オフィスを借りる方がメリットが多いことは事実です。
ですから、最初にレンタルオフィスを借りて起業し事業が軌道に乗ったら賃貸オフィスを借りるという流れが多くあるので比較的短期間での契約ができるようになっています。
ただ、中には賃貸オフィス同様に１年～２年契約をする会社もあります。
駅前などの一等地に位置していることに関しては、ひとつに利用する会社が会社の登記簿でその一等地の名前を記載できるようにするためです。
登記に際しては、オプションで追加費用を支払う必要が出てくるとは思いますが、ネームバリュー、ステータスそのような意味で一等地に事務所を持つことは起業したての個人事業主などにはメリットとなります。
また、交通、周辺の施設が充実しており、日常の業務においても様々なメリットがあることも理由です。
メリットがあるレンタルオフィスには入居者が集まるのが当然のこと。
一種のレンタルオフィスの経営戦略といえるでしょう。
そして、レンタルオフィスには様々なサービスがオプションで利用できます。
これは、通常の賃貸オフィスであれば自分で出来るだけのスペース、設備が整えられることに対して、レンタルオフィスでは困難であることが理由です。
たとえば受付などでは多くの会社が利用するレンタルオフィスでは１社だけが受付を置くことはできません。
また、コピー機などOA機器がなど必要な機材がないと円滑な業務は難しい部分があります。
そういった部分をフォローできるようにするために、レンタルオフィスでは受付代行サービス、コピーサービス、ドリンクサービスなど様々なオプションサービスを用意しています。
なお、オプションサービスは、利用する際に支払う共益費などかに利用料が含まれている場合と、サービス利用ごとに利用生を支払う場合があります。
１．問い合わせ・内覧
まずはそのレンタルオフィス会社に電話・メール・サイトの問い合わせフォームより空オフィスの問い合わせをします。
質問事項がある場合にはそのことも一緒に尋ねましょう。
直接足を運べる場合には、内覧からという場合もあるので、オフィスのタイプや設備などを見て希望にあったオフィスを探しましょう。
内覧時にに、入会申込書を渡されることもあります。
２．必要書類の提出
メールや問い合わせフォームの場合には多少の時間がかかりますが、オフィスが借りられるということになれば必要書類を提出します。
入居審査はこの書類を下に審査します。
なお、この審査では、犯罪収益移転防止法により本人確認を行わなければなりません。
必要とされる書類は次のようなものです、
【必要書類】
-個人、法人代表者-
免許証：有効期限内で住所氏名が確認できること
住民基本台帳カード：住所氏名が確認できること
健康保険証：有効期限内で住所氏名が確認できること
国民年金手帳：住所氏名が確認できること
印鑑証明書の原本：発行日から３ヶ月以内
-法人-
事業計画書または業務経歴書か会社案内
登記簿謄本の原本：発行日から３ヶ月以内
印鑑証明書の原本：発行日から３ヶ月以内で名称・所在地の記載があること
これらに加えて、会員制であれば入会申込書を提出します。
３．審査
書類をもとに、事業の目的や内容、賃料の支払い能力などを基準に審査していきます。
書類審査だけで終わる会社もあれば、その後面接審査に進むこともあります。
審査では、業務内容や職種、申込時の所在地に関してはほとんどの場合制限されることはないので、起業間もないベンチャー企業などでも審査が通りやすいとされています。
とはいえ、１００％通るわけではありませんし、審査基準はレンタルオフィスごとに異なることをあらかじめ理解しておきましょう。
４．審査結果・契約
審査結果で無事入居できることになったら、次は契約を結ぶことになります。
送られてくるに署名捺印をして、契約金の入金、もしくは持参をを指定日までに行います。
５．受け渡し
入金の確認が出来ましたら、個室・ブースの鍵が渡されます。
鍵を受け取ると、もうその日からの利用が可能です。
設備に関しては受け渡しと一緒になされるはずです。
なおこの一連の流れですが、会社によって多少異なることがあります。
☆メリット
・イニシャルコスト
敷金・礼金、机、椅子などの初期費用を抑えられる。
賃貸と比べると約半分程度でオフィスがもてます。
・迅速な入居が可能
レンタルオフィスでは、すでにオフィスとして必要なものは整っています。
したがって、契約が済めば当日からでも業務を始めることが可能です。
通常のオフィスが使えない場合、例えば出張先や外出先でもそこにあるレンタルオフィスにて速やかに利用が出来るわけです。
また、入居に関する審査においても比較的易しく１～２日程度で終えられるのも迅速な利用を推し進める形になります。
・少人数での利用
通常オフィスというとある程度の大きさがあり、少人数での利用の際には無駄なスペースが出てしまいます。
そこでレンタルオフィスであれば、少人数にあった大きさの個室・ブースを提供しているので個人、少人数で一等地のオフィスを持つことが可能です。
・立地
レンタルオフィスはビジネス街、主要駅周辺など立地的に位置していることが多いです。
一等地におけるビジネス活動というのは、アクセス、営業などの面で有利な上に、登記簿に載せることが出来ることで社会的な信用・ステータスを得ることが出来ます。
それがひいては働く人間の心理的な安定感にもつながります。
・ビジネス関連のサービス
まずはネット環境やOA機器と言った業務を行う野に必要な環境が整っています。
そして、秘書業務、受付対応、電話応対の他、文書作成・翻訳などの作業の補佐、外注先の紹介などビジネス関連のサービスが充実。
そのために新たな人員を雇う必要はないので、コスト削減の面でもお得です。
☆デメリット
・ランニングコスト
レンタルオフィスに比べて、月々に支払う賃料としては一般の賃貸オフィスよりも坪単価で割高になります。
都内や大阪などの大都市部においては２～３倍にもなる場合があります。
もっとも、これらのランニングコストには一等地にある小規模オフィスであること、会議室の利用料や受付代行などの各種サービス、光熱費、通信費などが含まれている部分があり単純な比較は難しいかもしれません。
・多人数での利用
少人数であればちょうどよいスペースですが、逆に多人数であれば複数のスペースを契約しなければならなかったり、狭い部屋での業務となってしまいます。
特にシェアタイプであれば、他の会社との共用が基本にあるので、社員の新規採用など自由な会社運営がしずらいという点があげられます。
・よすぎる立地
立地はよい点だけかというと、例えば営業活動をしないようなクリエイティブ系の仕事であればあまり関係ないです。したがって、よすぎる立地にあるレンタルオフィスであれば通常のオフィスより割高傾向にある賃料が負担となることも。
・割高なサービス
オプションサービスに関しては確かにあれば便利で、コストの削減につながる部分もありますが、ひとつひとつのサービス、たとえばコピーやFAX転送代行などは割高な料金設定をしていることがあります。
☆レンタルオフィスの注意点
・住所
レンタルオフィスは法人として登記できるようになっているところが多く、したがって銀行口座の開設もその住所で出来るようになっています。
しかしながら、住民票の登記、個人としての銀行口座、クレジットカードの申込における連絡先としては使えません。
・領収書
レンタルオフィスを借りるということは、企業にとって立派な経費となります。
これが、企業の支店として借りる場合には料金を所属している会社が支払うことになりますが、ＳＯＨＯ，個人事業主などの場合には、自分が支払うことになると思います。
そのときに、きちんと領収書を発行してもらわなければなりません。
領収書は、基本発行していないところもあり、発行を依頼しなければならない場合もあることをきちんと注意しておきましょう。
また、その発行に事務手数料がかかる場合もあります。
・社会保険
働く人が安心して過ごせるための社会保険。
ところがバーチャルオフィスに関しては実際のオフィスがなく、賃貸契約書が発行できないので社会保険の加入は原則できないようになっています。
とはいえ、原則であり、登記場所と社会保険加入事業所が同一であれば賃貸契約書は必要なく、すなわち加入が出来るのです。
実際に、バーチャルオフィスでの社会保険加入を検討している場合には、社会保険労務士に相談することをオススメします。
・入居審査
比較的入居しやすいとされるレンタルオフィスですが、公序良俗に反する会社、反社会的な会社などは審査に通りません。
すなわち風俗や訪問販売などはどうあっても業種的に審査が通らないといえるでしょう。
しかしながら、オフィスを持つというのは資金的にも簡単なことではなく、起業間もないベンチャー企業や個人事業主、SOHOなどでは高いハードルといえます。
そこで、資金的にも手続き的にも比較的利用しやすい形でオフィスを借りられるのがレンタルオフィスです。
レンタルオフィスではただ場所を借りられるだけでなく、ビジネス関連のサービスも提供できる便利な面もあり、また短期間だけの利用も出来ることから様々な用途に応えることが出来るようになっています。
このブログでは、そのレンタルオフィスにおけるオフィスのタイプやサービス内容など様々な特徴をまとめて、レンタルオフィスとはどのようなものかを解説していきます。
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